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Sheet 1: Bidder Comparison Worksheet
| BIDDER COMPARISON MATRIX | |||||||||||||||||
| Solicitor | Proposal Due Date | ||||||||||||||||
| Solicitation Number | Proposal Manager | ||||||||||||||||
| Solicitation Title | Capture Manager | ||||||||||||||||
| FOR EACH EVALUATION CRITERIA, RANK THE ORGANIZATIONS BELOW WITH 1-5. (5 is most competitive) | |||||||||||||||||
| Evaluation Criteria | Weight 1-3 | Our Organization | (Enter Competitor Name Here) | (Enter Competitor Name Here) | (Enter Competitor Name Here) | (Enter Competitor Name Here) | |||||||||||
| PERSONNEL | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | |||||||
| Experience | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Qualifications | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
| Availability | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Sufficient numbers | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Location | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| MANAGEMENT | SUBTOTALS | 55 | 44 | 33 | 22 | 11 | |||||||||||
| INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
| Approach | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Program management controls | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
| Transition plan | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Subcontract management | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Cost control | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Regulatory compliance | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Experience | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| SUPPORT | SUBTOTALS | 65 | 52 | 39 | 26 | 13 | |||||||||||
| INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
| Capacity | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
| Self-serve | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Location | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Availability | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
| Issue escalation | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| SOLUTION | SUBTOTALS | 55 | 44 | 33 | 22 | 11 | |||||||||||
| INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
| Feasibility | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Supply chain | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Tools | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
| Technical approach | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Period of performance | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Location of performance | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Quality assurance | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| COST | SUBTOTALS | 60 | 48 | 36 | 24 | 12 | |||||||||||
| INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
| Value | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Lowest price technically acceptable | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Reasonableness | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Cost incurred by customer | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| RISK | SUBTOTALS | 40 | 32 | 24 | 16 | 8 | |||||||||||
| INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
| Risk of nonperformance | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
| Safety | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| Environmental risk | 2 | 5 | 10 | 4 | 8 | 3 | 6 | 2 | 4 | 1 | 2 | ||||||
| Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| PAST PERFORMANCE | SUBTOTALS | 35 | 28 | 21 | 14 | 7 | |||||||||||
| INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | INSERT RANK ↓ | AUTO TOTALS | ||||||||
| Past performance with customer | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
| Past similar experience | 3 | 5 | 15 | 4 | 12 | 3 | 9 | 2 | 6 | 1 | 3 | ||||||
| Add additional criteria | 1 | 5 | 5 | 4 | 4 | 3 | 3 | 2 | 2 | 1 | 1 | ||||||
| SUBTOTALS→ | 35 | 28 | 21 | 14 | 7 | ||||||||||||
| TOTALS | 345 | 276 | 207 | 138 | 69 | ||||||||||||
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| INSTRUCTIONS | |||||||||||||||||
| 1. In the "Evaluation Criteria" area, enter the evaluation criteria found in the RFP, known hot buttons and known customer concerns. | |||||||||||||||||
| 2. In the "Weight 1-3" section, alongside each evaluation criteria, select a number between 1-3. 3 is the most valuable number. Select "3" for those items that matter most to the customer and "1" for the items that matter least. | |||||||||||||||||
| 3. For each evalutation criteria, rank your organization and the potential competitors. Use 1 through the total number of competitors. Assign the highest number to the organization that is best posititoned. | |||||||||||||||||
| 4. Note that in the "Auto TotalS" sections, for each evaluation criteria, and for each organization, the spreadsheet will multiple the weight by the assigned rank. | |||||||||||||||||
| 5. In the "Subtotals" sections, the spreadsheet will add the Auto Totals for each evaluation criteria category and each organization. | |||||||||||||||||
| 6. At the bottom of the spreadsheet table, "Totals" are auto-calculated by adding together all category subtotals for each organization. The higher the Total number, the more competitive the organization. | |||||||||||||||||
| 7. When this worksheet is complete, move to the next tab, "Proposal Strategy." | |||||||||||||||||
| PROPOSAL STRATEGY | ||||||||||||||||||||||||
| Solicitor | Proposal Due Date | |||||||||||||||||||||||
| Solicitation Number | Proposal Manager | |||||||||||||||||||||||
| Solicitation Title | Capture Manager | |||||||||||||||||||||||
| OUR ORGANIZATION | INSTRUCTIONS | |||||||||||||||||||||||
| Strengths | 1) Review the Bidder Comparison Worksheet to find the strengths of all organizations. | |||||||||||||||||||||||
| 1) | 2) Enter the strengths of each organization in the appropriate location to the left. | |||||||||||||||||||||||
| 2) | 3) For the strengths, determine where in the proposal your strengths should be emphasized. | |||||||||||||||||||||||
| 3) | 4) For competitor strengths, determine where in the proposal they should be downplayed. | |||||||||||||||||||||||
| Ephasize In: | 5) Review the Bidder Comparison Worksheet to find the weaknesses of all organizations. | |||||||||||||||||||||||
| 1) | 6) Enter the weaknesses of each organization in the appropriate location to the left. | |||||||||||||||||||||||
| 2) | 7) For the weaknesses, determine where in the proposal your weaknesses should be downplayed. | |||||||||||||||||||||||
| 3) | 8) For competitor weaknesses, determine where in the proposal they should be emphasized. | |||||||||||||||||||||||
| Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| COMPETITOR1 | ||||||||||||||||||||||||
| Strengths | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Emphasize In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| COMPETITOR2 | ||||||||||||||||||||||||
| Strengths | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Emphasize In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| COMPETITOR3 | ||||||||||||||||||||||||
| Strengths | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Emphasize In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| COMPETITOR4 | ||||||||||||||||||||||||
| Strengths | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Emphasize In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| COMPETITOR5 | ||||||||||||||||||||||||
| Strengths | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Downplay In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Weaknesses | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
| Emphasize In: | ||||||||||||||||||||||||
| 1) | ||||||||||||||||||||||||
| 2) | ||||||||||||||||||||||||
| 3) | ||||||||||||||||||||||||
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